Quiero comenzar mencionando que este tema me lo sugirieron mis amigos de la OCV de Campeche en el Diplomado de Turismo de Reuniones, a quienes además felicito por la extraordinaria labor que han hecho promocionando su destino. Y es justamente en esas labores de promoción donde les surgieron algunas dudas, las cuales trataré de aclarar.

Por principio hay que definir cada una de estas dos estrategias, que son muy diferentes. Las visitas de inspección son una estrategia de comercialización. No confundir con los viajes de familiarización, que son una herramienta de Marketing. Las visitas de inspección se realizan cuando el cliente o el generador del evento tiene ya una firme intención de desarrollar su evento en nuestro destino. Esta visita de inspección es la que debe ayudar al cliente a definir si seleccionará o no un determinado destino, al igual que le ayudará a definir si utilizará o no los servicios mostrados. Es la gran oportunidad del proveedor para impactar al comprador y convencerlo de comprar el producto o servicio.

La visita de inspección se programa solo para un cliente a la vez y los lugares a visitar dependerán enteramente de sus necesidades específicas. Es recomendable que las visitas de inspección las opere directamente el destino, a través de su buró de convenciones, sin embargo, se dan casos donde el hotel o recinto interesado intervienen y ellos se encargan de la operación.

Asimismo, existen muchas dudas de quién debe pagar los costos de una visita de inspección. Al igual que todas las acciones necesarias para la puesta en marcha de un evento, como espacios para sesionar, hoteles, alimentos, cocteles, espectáculos y demás, las visitas de inspección están presupuestadas en los costos del evento, por lo que en estricto sentido, el destino no tendría ninguna responsabilidad con el cliente.

Sin embargo, como atención a este o como estrategia de cierre, es común que los destinos apoyen cubriendo algunos gastos de las visitas de inspección. Finalmente, es un gasto que puede llegar a ser necesario para la definición del evento o los cierres de contratos con los prestadores de servicios.

Con base a ello, mi recomendación sería ofrecer los traslados terrestres y el apoyo logístico, con el objetivo de cumplir con una agenda adecuada y donde a cada lugar al que se visite, siempre haya quien atienda BIEN al cliente, dar los alimentos y… ya. El hospedaje, en todo caso, que lo ofrezcan los hoteles interesados y el traslado, ya sea aéreo o terrestre de la ciudad de origen al destino, deberá ser responsabilidad del propio cliente.

Claro, todo ello suponiendo que en dichas visitas de inspección, quienes asisten son el generador del evento con uno o dos auxiliares y el meeting planner, en el caso de que el evento tenga uno. No se vale que asistan los generadores de eventos con sus familias y menos que esto se lo quieran cargar al destino o a la OCV.

En mi siguiente artículo de la próxima semana, hablaré de qué son, quién opera y financia los viajes de familiarización y al final haremos un comparativo entre una herramienta y otra.

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