En la industria del Turismo de Reuniones y en específico los Meeting Planners somos un intermediario entre los diversos actores de la Industria, Sedes, Recintos, DMC´s, equipos audiovisuales, floristas, banquetes, diseñadores, recursos humanos, impresores y maquiladores, entre otros.
Lamentablemente, en nuestro país no existe un marco regulador y/o autoridad que certifique y nos haga cumplir con los servicios que nuestros clientes contratan, muy a pesar de la Procuraduría Federal del Consumidor cuando algún proveedor o prestador de servicio incumple con los servicios convenidos y la calidad de estos, es casi imposible que se les aplique una sanción.
Es por ello que en esta ocasión les comparto algunas sugerencias para verificar y certificar previamente el profesionalismo de nuestros servicios y de todo aquel proveedor que sumemos a nuestros proyectos:
- Recomendación: Esta será la madre de todas las estrategias de consulta en el historial de un proveedor, cuando alguien cercano o de confianza nos recomienda los servicios de X o Y empresa es porque la experiencia de servicio ha sido satisfactoria o todo lo contrario.
- Imagen corporativa: Hoy en día los proveedores y empresas que se ocupan de su imagen corporativa cuentan con diversos mecanismos de marketing y promoción de sus servicios, un sitio web bien estructurado, una detallada descripción de servicios, dirección física, portafolio de clientes, etc. son una buena fuente de información y confianza para filtrar entre aquellos que no lo hacen.
- Atención y respuesta: El nivel de atención y tiempos de respuesta hablan mucho de la garantía y experiencia que la Empresa tiene, un “speach” corporativo al tomar nuestra llamada, el que tomen nuestros datos previamente, la información que nos indiquen en ese primer contacto y el tiempo que se tomen en enviarnos la cotización requerida nos reflejan el interés y el profesionalismo con el que se desempeñan.
- Visita en oficinas: A nuestro staff de eventos le ha resultado favorable el visitar las oficinas, bodegas, talleres y demás aéreas de todos de nuestros proveedores, eso nos dará un panorama real de su capacidad y sumara puntos a la garantía de que cumplirán en tiempo y forma con los requerimientos contratados.
- Documentación, Convenios y Contratos: En ocasiones la premura en la contratación de servicios, nos obliga a contratar proveedores sin previa documentación “reglamentaria”, por ejemplo toda confirmación de servicios debe contener por lo menos tres documentos de respaldo, Cotización detallada, Documentación legal del proveedor (acta constitutiva, RFC, comprobante de domicilio) y un Contrato de Servicios donde debemos especificar las garantías, tiempos y penalizaciones de común acuerdo para todas las partes.
- Referencias: este sería el último de los requisitos a cumplir con un proveedor, pero debemos de elaborar un criterio especifico en la consulta de sus referencias, cuando solicitamos este procedimiento debemos integrar un perfil de la referencia descrita es decir, además de contar con nombre completo, dirección electrónica y descripción del servicio prestado deberá de venir acompañada de una copia de la factura expedida a este cliente y si es posible una nota autorizando que se integre su información como referencia.
Tal vez parezca un proceso complicado pero estos sencillos pasos nos evitaran situaciones de estrés y molestias que dañen cualquiera de nuestros proyectos incluso que pongan en riesgo la permanencia y satisfacción de nuestros clientes.
“El plus” estos pasos fortalecerán las relaciones y se generara un vínculo sano de sociedad común en bienestar de cada proyecto.
Agradeciendo el espacio y sus atenciones, les envió un afectuoso saludo!!!
Enrique Medrano.
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