En mi colaboración de la semana pasada, y a propósito del papel de los DMCs (Destination Management Companies) en el Turismo de Reuniones en México, afirmaba que este tipo de empresas debemos ir mucho más allá de ser quien integra a la proveeduría y presenta en conjunto la oferta del destino, debiendo también garantizar empatía con los objetivos de los clientes y de los eventos, participar en la creación del concepto y/o tema de los mismos y fungir paralelamente como catalizador y ejecutor de reuniones plagadas de experiencias memorables, únicas e irrepetibles. El motivo de emitir tal afirmación, obedece a la evolución que ha venido sufriendo el turismo de reuniones, a las tendencias globales en que dicha evolución ha derivado y a las nuevas necesidades de los clientes, PCO´s y Meeting Planners a nivel internacional.
Parte de dicha evolución se ve reflejada en uno de los calificativos más recurrentes en los últimos 3 o 4 años en relación al cómo deben ser las reuniones y es la palabra anglosajona “Meaningful”, algo así como “significativo”, en español. Dicho calificativo se refiere a que en estos tiempos cada congreso, convención, reunión o viaje de incentivo debe dejar mucho más en la mente de los asistentes que simplemente el recuerdo de haber participado y haberse ido. Nuestros clientes, y los clientes de nuestros clientes, necesitan que quienes participan en las reuniones encuentren significado en el desarrollo de las mismas y regresen a casa con recuerdos que jamás caduquen, que en sus mentes se generen memorias gratificantes, reflexivas o motivadoras gracias a experiencias que hayan hecho que para ellos valga completamente la pena el haber asistido. Y aunque cada segmento tiene sus características o particularidades y no todo se trata de “show” o espectacularidad, el contexto general y los elementos integradores de una reunión exitosa, dicen los expertos, debería ir es este sentido.
Ahora bien, se sobre entiende que para lograr un evento significativo, lo primero que harán el cliente y/o el PCO o Meeting Planner es fijar objetivos, tanto propios como para el evento y proceder a crear y desarrollar el concepto del mismo. El segundo paso será seleccionar un destino ad hoc y desarrollar la logística correspondiente. Sin embargo, en la última parte de dicho proceso los DMCs debemos asumir un rol más allá del esperar instrucciones y cumplirlas al pie de la letra. Por tanto, creo que los DMCs de nuestros días debemos involucrarnos de la siguiente manera:
- - Los DMCs debemos tener una gran capacidad de análisis y la suficiente sensibilidad para ser empáticos con los objetivos de los clientes y del evento. Somos especialistas y no podemos proponer a destajo, en forma automatizada sin antes tratar de entender todo alrededor de una reunión. Debemos desarrollar un análisis previo y completo de lo que se requiere de nosotros y de lo que nuestro cliente no ha considerado pero en lo que podemos asistirle. Necesitamos asumir tácitamente que somos engranes de un proyecto cuyo fin último es alcanzar el éxito y cumplir con metas ya establecidas.
- - Sí, los DMCs somos los expertos en el destino y los integradores por naturaleza. Por tanto, los DMCs tenemos muy claro lo que hay y lo que no hay, así como lo que no hay pero puede desarrollarse en los tiempos y formas en que nuestro cliente lo requiere. Conocemos (o deberíamos conocer) de la A a la Z las características naturales, culturales, sociales y de infraestructura, así como las problemáticas, regulaciones, fortalezas, debilidades y elementos diferenciadores de nuestro destino. Por tanto, apoyados además por esa gran capacidad que debemos tener para aterrizar ideas y convertirlas en logística, habremos de involucrarnos enteramente en la conceptualización y desarrollo de las reuniones o eventos, participando como puente entre lo realizable o adecuable de acuerdo a las características del destino, los objetivos pre-establecidos y la logística y experiencias propuestas para el programa de un evento
- - Los DMCs debemos ser el catalizador de las experiencias únicas, memorables e irrepetibles. Una reunión, en sí misma, no puede ser vista de otra forma que no sea la de una gran experiencia conteniendo en su desarrollo otra serie de experiencias y, dependiendo de la complejidad y sofisticación de ellas, los DMCs debemos involucrarse en mayor o menor medida. En un entorno en el que los Meeting Planners especializados pelean por un grupo con Productoras, Empresas de Eventos Especiales, Free lances y (cada vez más frecuentemente) personal de distintas áreas de los propios corporativos, asociaciones y organizaciones, la creatividad y originalidad en las experiencias incluidas en las propuestas son trascendentales, siendo vital para ello poder contar con un socio comercial en destino que sea capaz de entenderlas, complementarlas y por supuesto, aterrizarlas y desarrollarlas. Por supuesto, los DMCs debemos seguir haciendo sin tacha nuestra labor tradicional, pero debemos también estar dispuestos a ir hasta donde el cliente requiera. En nuestras empresas deben colaborar personas capaces de implementar y supervisar la logística de los eventos y nunca permitir, por ejemplo, que un servicio de transportación mal hecho, un tour mediocre o una mala selección de un proveedor arruine una experiencia que pintaba para ser memorable, pero también debemos asegurarnos que en nuestras empresas colaboren personas sensibles, empáticas, analíticas, proactivas y creativas que den garantía a nuestros clientes de que nos involucraremos hasta donde ellos nos necesiten, con tal de asegurarnos de alcanzar el fin común: el desarrollo y materialización de experiencias únicas, memorables e irrepetibles.
Por otro lado, los DMCs también tenemos una gran responsabilidad local, con nuestros destinos, nuestras comunidades y los clusters turísticos a los que pertenecemos. Debemos entender y asumir nuestro papel de capacitadores, promotores y co-detonadores del desarrollo sustentable, al menos en nuestro segmento. Nuestra participación, en ese sentido es vital y más trascendente de lo que hoy se considera. Sin embargo, y sobre ello, ya escribiremos en otro momento.
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