En los Special Events, la experiencia empieza con la invitación.
Que vamos a poner en las manos de nuestros invitados que logre sorprenderlos y querer dedicar el tiempo que implica ir a un evento?
El “Foco Central” aplicado a las invitaciones.
Se puede crear un verdadero Factor WOW con las invitaciones.
Aplicando la estrategia del “foco central”, donde ponemos toda la espectacularidad y atención en pocos puntos estratégicos, se puede lograr que la invitación sea un momento inolvidable para la gente.
Hay empresas que eligen invertir una buena parte del presupuesto del evento en esta parte en lugar de en otras del evento. El resultado? Veamos un ejemplo:
Si tu recibes como invitación a un evento una caja con una cafetera, una tasa, y una libra de café… cuál es tu experiencia?
Seguramente te sientes especial, con un trato VIP por parte de la marca que invita, y con curiosidad de ver si esto hicieron en la invitación, ¿Qué harán durante el evento?
Y se vuelve un “Must Have” el asistir para no perderte lo que vaya a suceder ahí.
La buena noticia es que no tiene que suceder mucho durante el evento, porque la gente ya llega sintiéndose bien atendida. Con un par de detalles más (salitas lounge, un cuarteto de jazz) es suficiente.
¿Qué características debe tener una invitación?
Las características principales que debe tener una invitación son las siguientes:
- Originalidad en el diseño (aun si decidimos irnos por la opción de la tradicional invitación en papel o vía electrónica).
- Alineado con el mensaje del evento o de la marca.
- Cuando se pueda, algo útil!
- Una sugerencia importante es siempre asegurarte de que tienen los siguientes datos:
- Fecha
- Lugar
- Horario
- Dress code (o si necesitas que la gente se vaya con algo especial, incluir esta instrucción en la invitación).
¿Cuánta gente invitar?
Este cálculo puede variar mucho dependiendo de las circunstancias del evento, pero como regla general:
En Provincia:
Si es una marca Premium que ya tiene un posicionamiento: Invitar 3 a 1, es decir, si quieres 300 personas en el evento, hay que invitar a 900.
Si la marca no es conocida: Invitar 5 a 1. Para un evento de 100 personas, invitar por lo menos a 500.
En la Ciudad de México:
Si es una marca posicionada: Invitar 5 a 1. Si quieres 300 personas en el evento, hay que invitar a 1,500.
Si la marca no es conocida: Invitar 10 a 1. Si quieres 100 personas en el evento, hay que invitar por lo menos a 1,000.
Se pueden utilizar otras estrategias para aumentar el porcentaje de gente que asiste, por ejemplo invitar celebrities y socialites, tener un grupo de VIPS a quien les des una invitación especial y generar un efecto de difusión “de boca en boca”, rifas o giveaways interesantes y originales, entre otros.
Y muy importante: la labor de un excelente call center para asegurar que la gente recibió la información y resolver dudas.
Hasta la próxima!
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