Como platicamos la semana pasada, estamos por dar inicio al primer Diplomado en América Latina totalmente en línea dedicado a la organización de Special Events en colaboración con Turespacio e Ibero online.
Y nos quedamos con una gran incognita: ¿Cuánto cobra un Special Event Planner?
En el tercer módulo del diplomado lo veremos a detalle, pero te compartimos las posibles formas para calcular un fee de un Special Event Planner:
¿Cuánto cobrar como fee?
El cálculo del fee es una de las cuestiones de mayor complejidad para un organizador de Special Events.
Se tienen que tomar en cuenta varios factores como tiempo invertido, complejidad del evento, personal requerido para operarlo y utilidad esperada.
Hay cinco formas para calcular el fee:
1.- Establecer un pago fijo por toda la operación del evento. Este se determina tomando en cuéntalo siguiente:
a) El tiempo aproximado que invertirás en la planeación y operación del evento.
b) El número de personas que involucraras en el proyecto y cuanto les pagaras.
c) La complejidad del evento en cuanto actividades, aéreas controladas, tiempos en juntas y organización.
d) Gastos relacionados a la operación del evento tales, como: gasolina, estacionamientos, teléfono, renta de salas de juntas, etc.
2.- Un porcentaje del costo del proyecto. En promedio, un Special Event Planner con experiencia y confiabilidad, puede cobrar entre 15 a 20% del costo total del proyecto como fee de agencia.
Dependiendo de la complejidad del evento, horas invertidas, etc. debería ser suficiente para cubrir los gastos y tener una rentabilidad por el proyecto.
Además esto tiene dos riesgos uno de que este fee baje mucho a la hora de bajar algún costo de proveedores y no sea tan rentable y el otro de que el fee suba mucho por el costo de artistas o algún otro elemento. Todo con el fin de no salirse del mercado y de no bajarse de la rentabilidad.
3.- Pago por hora invertida en el proyecto.
En este esquema, el Special Event Planner y el cliente negocian un cierto número de horas y un pago por ellas. Tanto para la planeación como para la operación del evento.
La diferencia con el fee fijo es que hay más flexibilidad para las dos partes para hacer los ajustes que se necesiten en el camino.
Hay que tener la precaución de informar con claridad lo que incluye el cobro de estas horas. (Concepto creativo, planeación, negociación de proveedores, operación en sitio, etc.) y se aconseja que se vaya cobrando de manera quincenal o mensual de acuerdo a partir de los meses que se arranca el proyecto.
4.- Porcentaje del costo del proyecto más horas invertidas en el proyecto.
Existen eventos que por su complejidad, requieren tanto de un porcentaje del costo del proyecto (para cubrir toda la operatividad del mismo: staff, viáticos, uniformes, etc.) y que también necesitan una gran inversión de tiempo en juntas de planeación, visitas de inspección, propuestas creativas, etc.
En estos casos es conveniente cobrar un fee por el evento (porcentaje del costo) más un costo por las horas previas invertidas y gastos del proyecto.
A ningún cliente le gusta descubrir a la mitad que la organización le saldrá más cara. Preferible negociar todo lo que sea justo desde el inicio.
5.- Comisiones de los proveedores.
Estos acuerdos los llevas antes de tomar el proyecto en donde los proveedores de sus precios te comparten entre un 10% y 15% para el Special Event Planners. Esto es importante mencionar que no se debe de incrementar el costo al cliente y tener mucho cuidado que realmente sea sobre sus costos para no salirnos del mercado.
El riesgo es que no todos los proveedores comisionan, por ser la primera vez que trabajas con ellos o por políticas.
Aunque fuera esta manera de ingresar, habría que analizar si es suficiente para cubrir las horas y complejidad que el evento requiere.
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