Estamos por dar inicio al primer Diplomado en América Latina totalmente en línea dedicado a la organización de Special Events. Es un gusto para mi compartir parte del contenido que estaremos dando en colaboración con Turespacio e Ibero online.
En el tercer módulo, dedicado a temas operativos de los Special Events, abordamos dos temas que preocupan a todo Special Event Planner.
Si te dedicas a organizar eventos creativos, ya sea dentro de una compañía o como organizador independiente, además de ser innovadores, creativos y hábiles para presupuestar y negociar, siempre llegamos a dos preguntas clave:
¿Cuánta gente considerar como staff para el evento?
¿Cuánto cobrar como fee?
Y aunque no existe una fórmula mágica para responder con absoluta certeza a estas dos preguntas, si existen criterios que nos pueden ayudar a definirlos.
Hoy platicaremos sobre los criterios para calcular el staff dentro de un evento especial.
Al momento de hacer la planeación y programa del “día cero” o día del evento tomemos en cuenta los siguientes elementos:
1.- Momentos clave: Hay eventos donde suceden 5 o más cosas simultaneas al arranque que se tienen que atender con la misma importancia.
Aquí hay que tener un líder en cada área clave durante esta “hora pico”.
También, habrá que analizar cuanta gente requiere cada líder para atender su área correctamente en esta “hora pico”.
Algunas preguntas importantes son.
¿Cuánto dura la “hora pico”?
¿En qué momentos hay que realizar actividades simultáneas?
¿Qué perfil de personal necesito para atender cada una de éstas actividades?
¿Qué pueden hacer dicho personal una vez terminada la “hora pico”?
2.- Áreas del evento: Si hay ciertas áreas o actividades que requieren constante atención y supervisión durante todo el evento, hay que considerar un responsable por cada área.
Algunas preguntas importantes:
¿Cuántas áreas de mi evento requieren constante supervisión?
¿Qué perfil de personal necesito para supervisar éstas áreas? (Por ejemplo: alimentos y bebidas, actividades en el escenario, valet parking, etc.).
3.- Solicitud del cliente: Existen clientes que prefieren tener mas staff para ciertas labores especificas. En este caso, es aceptable negociar con el cliente para definir cuanto staff se considera suficiente y para que posiciones se requieren durante el evento.
Algunas preguntas importantes son:
¿Qué áreas son especialmente importantes para mi cliente?
¿Qué actividades específicas tiene que desempeñar la gente en las áreas que el cliente solicita?
4.- Voluntarios: Se puede considerar personal con experiencia como líderes de área, además de incorporar voluntarios para apoyar en las mismas, siempre y cuando sea necesario. Nunca hay que considerar staff de mas que termine platicando, distrayendo a los demás o perdiendo el tiempo.
Algunas preguntas son:
¿Mi evento necesita voluntarios para alguna tarea en específico?
¿Qué perfil de personal puedo contemplar para ésta tarea?
¿Qué capacitación será impartida para conseguir los resultados esperados?
5.- Herramientas disponibles: En la mayoría de los eventos se puede optimizar el número de personal si se cuenta con sistemas tecnológicos como es el caso de radios de comunicación. De esta manera, incluso podemos convertir a los proveedores en una extensión de nuestro staff.
Algunas preguntas son:
¿Qué herramientas puedo utilizar para eficientar la operatividad del staff?
6.- Dimensión física del lugar del evento: Otra forma para determinar la cantidad de líderes de área que se requieren, es de acuerdo a la dimensión física del lugar del evento. En este caso, se debe hacer una combinación entre líderes por tema y por área.
Algunas preguntas son:
¿Cuántas áreas del evento tienen que estar supervisadas constante y simultáneamente?
¿Qué tareas se deben desarrollar en cada área?
¿Cuántos líderes y personal de apoyo se requieren por área? y ¿De qué perfil?
Plateándonos todos los escenarios anteriores, podemos llegar a lo que llamamos “mapas mentales”, que es la planeación estratégica de personal y momentos dentro de un evento, de tal manera que todos seamos lo más eficaces posible.
No te pierdas la segunda parte de este artículo la próxima semana.
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